אישור נוטריוני מתחיל בבירור מדויק של המסמך והדרישה.

קודם מבררים מה מבקשים לאשר

אותו מסמך עשוי לדרוש אישור שונה לפי הגוף שמקבל אותו ולפי המדינה שבה יעשה בו שימוש. לכן כדאי לברר את דרישות הגוף המקבל לפני שמגיעים, במיוחד כאשר מדובר במסמך בשפה זרה או במסמך המיועד לשימוש בחו״ל.

בפנייה למשרד תארו בקצרה מה מטרת המסמך, מי יחתום עליו, באיזו שפה הוא כתוב ולאן הוא מיועד. אין צורך לשלוח פרטים אישיים או מידע רגיש לפני שהמשרד מסביר כיצד להעבירם בבטחה.

• שם הגוף או הרשות שביקשו את האישור
• המדינה והשפה שבה ייעשה שימוש במסמך
• מספר החותמים והאם כל החותמים יכולים להגיע יחד

מגיעים עם זיהוי והמסמך המקורי

לאימות חתימה נוטריוני נדרשים נוכחות וזיהוי של החותם, והחתימה נעשית בפני הנוטריון. לפגישה יש להביא תעודה מזהה בתוקף ואת המסמך המקורי, אלא אם המשרד הנחה אחרת לאחר בדיקת הפעולה.

אם המסמך כולל נספחים, אזכורים למסמכים אחרים או מקום לחתימות נוספות, כדאי להביא את הגרסה המלאה. אין לחתום מראש על מסמך שמיועד לאימות חתימה לפני בירור ההנחיות.

תרגום ואפוסטיל: בודקים את דרישות היעד

כאשר מסמך מיועד לרשות מחוץ לישראל, ייתכן שתידרש גם פעולה נוספת, כגון אימות אפוסטיל, והדרישה משתנה לפי המדינה והגוף המקבל. אישור נוטריוני ואפוסטיל הם דברים שונים, וחשוב לברר מה בדיוק נדרש.

אישור נכונות של תרגום יכול להינתן רק בהתאם לדרישות הדין והיכולת לאשר את השפות. לפני קביעת פגישה כדאי למסור את השפות, את יעד המסמך ואת ההנחיות שהתקבלו מהרשות.